Kommunale Baugenehmigungen werden oft für Verzögerungen im gewerblichen Bau verantwortlich gemacht – Architekten verweisen auf langsame städtische Prüfungen, Bauunternehmer auf unberechenbare Inspektoren und Auftraggeber auf alle Beteiligten. Mike Marden, registrierter Architekt und lizenzierter Generalunternehmer bei WDS Architecture in Phoenix, argumentiert jedoch, dass die schädlichsten Genehmigungsverzögerungen darauf zurückzuführen sind, wie Fachleute und Auftraggeber den Prozess angehen, bevor überhaupt ein einziges Dokument eingereicht wird.
Eine der häufigsten Arten, wie Auftraggeber sich selbst Terminprobleme schaffen, ist, ein Gespräch mit einem städtischen Mitarbeiter am Schalter als maßgebliche Projektberatung zu behandeln. Marden erklärt, dass Auftraggeber oft die Stadt anrufen, ihr Projekt allgemein beschreiben und eine Antwort zu üblichen Zeitrahmen und erforderlichen Unterlagen erhalten – eine Antwort, die selten ein genaues Bild davon vermittelt, was das spezifische Projekt benötigt. „Sie sagen oft: ‚Wir haben bereits mit jemandem von der Stadt gesprochen. Die haben gesagt, wir reichen einfach dieses Formular ein und das dauert ungefähr so lange‘“, sagt Marden. „Erstens ist das kein dokumentiertes Gespräch. Es gibt keine Protokollnummer oder Aufzeichnung. Nichts davon ist offiziell. Und nicht alles auf der Checkliste muss unbedingt zutreffen.“ Der städtische Mitarbeiter arbeitet nach einem allgemeinen Skript, nicht nach einer projektspezifischen Bewertung, und die Checkliste, die sie bereitstellen, kann unzutreffende Anforderungen enthalten und notwendige auslassen. Auftraggeber, die ihre Planung auf solche Gespräche stützen, bauen auf wackligem Fundament und entdecken Abweichungen oft erst, wenn sie sich bereits im Prüfverfahren befinden.
Über das Informationsproblem hinaus weist Marden auf ein strukturelles Problem in der Abfolge der meisten Gewerbeprojekte hin. Der konventionelle Ansatz – Entwurf fertigstellen, Genehmigung beantragen, auf Genehmigung warten, dann mit dem Bau beginnen – behandelt die Genehmigung als ein Tor, das durchschritten werden muss, bevor etwas anderes passieren kann. Diese sequenzielle Logik ist selbst eine Quelle unnötiger Verzögerungen. Während die Genehmigungsprüfung läuft, passiert sonst nichts: Die Mietzeit des Auftraggebers läuft, der Bauunternehmer steht bereit, und Handwerkspartner sind für andere Projekte nicht verfügbar, aber bei diesem noch nicht aktiv. Jede Woche Genehmigungsprüfung ist eine Woche reine vergangene Zeit ohne Baufortschritt. Marden merkt auch an, dass die Lücke zwischen Entwurfsfertigstellung und Baubeginn oft durch die Auswahl und Mobilisierung des Bauunternehmers verlängert wird, was die Genehmigungswartezeit noch vergrößert. Auftraggeber, die die Zeichnungen fertigstellen und dann mit der Suche nach einem Bauunternehmer beginnen, fügen ihrem Zeitplan Wochen oder Monate hinzu, bevor überhaupt eine Genehmigung beantragt wird. „Haben Sie an die Lücke gedacht, in der Sie ausschreiben und versuchen, einen Bauunternehmer zu finden, während die Genehmigungen bereits fertig wären und Sie den Mietvertrag unterschrieben haben?“, sagt Marden.
Fachleute, die ihre Genehmigungszeiten konsequent einhalten, tun dies nicht, indem sie den Standardprozess schneller durchlaufen, sondern indem sie den Prozess selbst komprimieren. Sie wenden sich frühzeitig mit vorläufigen Fragen an die Stadt, anstatt auf eine vollständige Einreichung zu warten. Sie verstehen, was die spezifischen Inspektoren in den jeweiligen Zuständigkeitsbereichen tatsächlich verlangen, nicht was eine allgemeine Checkliste vermuten lässt. Und sie beginnen mit Bautätigkeiten, die keine Genehmigung erfordern, während die Prüfung läuft. Bei WDS Commercial: „Wir können mit dem Bau beginnen, während wir die Genehmigung einreichen“, sagt Marden. „Wir sind der Bauunternehmer, bereits mit dem Eigentümer vertraglich verbunden und haben Monate damit verbracht, am Entwurf mitzuwirken. Wenn wir aufgefordert werden, Zeichnungen einzureichen – das haben wir bereits getan, weil wir auch der Architekt sind! Wir können unsere Arbeit bis zur ersten Inspektion vorantreiben und gewinnen so einen Monat, anstatt auf Ausschreibungsergebnisse, Verträge, Genehmigungen und Mobilisierung zu warten und dabei ein oder zwei Monate zu verlieren.“ Dieser Ansatz ist nur möglich, wenn Architekt und Bauunternehmer als eine Einheit agieren oder von Anfang an wirklich integriert sind. Ein Bauunternehmer, der fertige Zeichnungen von einem separaten Architekten erhält und sie zur Genehmigung einreicht, hat keine Möglichkeit, parallel mit dem Bau zu beginnen – er wartet auf einen Prozess, den er nicht entworfen hat und nicht vollständig interpretieren kann.
Die doppelte Qualifikation von WDS als Architekturbüro und Generalunternehmer ist zentral für die Herangehensweise des Unternehmens an Genehmigungszeitpläne. Da dasselbe Büro, das die Zeichnungen erstellt, auch der Bauunternehmer ist, kann das Unternehmen nach Angaben von Marden während der Prüfung bereits mit der Mobilisierung für Bautätigkeiten beginnen, die außerhalb des Genehmigungsumfangs liegen – Bereitstellung, Einrichtung, Umfang, Prüfung, Abriss, Vergabe von Unteraufträgen, Planung von Mannschaften und Bestellung von Materialien – und so den Gesamtzeitplan verkürzen, ohne Abstriche bei der Einhaltung der Vorschriften zu machen. Das Unternehmen nutzt außerdem langjährige Beziehungen zu lokalen Behörden, um ein realistisches Bild davon zu entwickeln, was bestimmte Projekte erfordern. „Hier, wo wir das täglich machen, wissen wir, was wirklich eingereicht werden muss und wie lange es wirklich dauert“, sagt Marden. WDS berät Auftraggeber auch bei der Genehmigungsstrategie während der Standortwahl – bevor ein Mietvertrag unterschrieben wird –, um ihnen zu helfen zu verstehen, wie Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften, regelspezifische Bestimmungen und der Zustand bestehender Gebäude ihren Zeitplan beeinflussen. Marden beschreibt ein häufiges Szenario: Ein Standort, der vom Preis her attraktiv erscheint, kann eine solche Genehmigungskomplexität mit sich bringen, dass sich der Zeitplan um Monate verlängert, während eine teurere Option auf einem freien Grundstück tatsächlich zu einer schnelleren Eröffnung führen kann. „Es ist, als würde man ein Projekt zweimal bauen, wenn man mit bestehenden Bedingungen umgehen muss, das Vorhandene entfernen, damit neue Materialien installiert werden können, um den Vorschriften zu entsprechen“, sagt Marden. Ein ehemaliges Restaurant, das für einen neuen Restaurantmieter bereit zu sein scheint, kann umfangreiche Aktualisierungen der Vorschriften erfordern, die die scheinbaren Einsparungen zunichtemachen – etwas, das ein Auftraggeber, der selbst recherchiert, wahrscheinlich übersehen würde.
Für Geschäftsinhaber, die einen gewerblichen Ausbau in Phoenix planen, ist die praktische Konsequenz direkt: Der Genehmigungszeitplan, den man ihnen genannt hat, unterschätzt wahrscheinlich die Realität, und die Lücke zwischen dieser Schätzung und dem tatsächlichen Zeitplan entsteht oft durch Entscheidungen, die vor der Einreichung eines Genehmigungsantrags getroffen werden – nicht durch die Bearbeitungsgeschwindigkeit der Stadt.
