Der Markt für Software für Hausverwaltungen ist gespalten zwischen Enterprise-Plattformen, die für professionelle Hausverwaltungsunternehmen entwickelt wurden, und den Bedürfnissen selbstverwalteter HOA-Vorstände. Diese ehrenamtlich geführten Einzelgemeinschaften werden zunehmend von den Tools unterversorgt, die die Suchergebnisse dominieren, so Clayton Thompson, Mitbegründer von HOA Start, einer Plattform, die speziell für selbstverwaltete Gemeinschaften entwickelt wurde.
Thompson argumentiert, dass die Diskrepanz zwischen Enterprise-Software und selbstverwalteten Vorständen strukturell und nicht zufällig ist. Enterprise-Plattformen sind darauf ausgelegt, die Probleme professioneller Verwalter zu lösen, die Dutzende oder Hunderte von Gemeinschaften betreuen: die Verfolgung von Lieferantenzahlungen, die Verwaltung von Finanzen über Portfolios hinweg und die Erstellung von Berichten für Kunden. Der ehrenamtliche Schatzmeister einer Gemeinschaft mit 80 Häusern ist nicht der Kunde, den diese Plattformen im Sinn hatten.
Für selbstverwaltete Vorstände, die Enterprise-Plattformen nutzen, ist die Lücke bei der finanziellen Transparenz sofort spürbar. Zahlungen treffen ein, Lieferanten werden bezahlt, aber der Schatzmeister sieht nichts davon in Echtzeit – nur einen monatlichen oder vierteljährlichen Bericht, der von der Verwaltungsebene erstellt wird. „Man hat keine Ahnung von all dem, was hereinkommt“, sagte Thompson. „Man muss einfach darauf vertrauen, dass es genau so ist, wie es sein soll.“
Thompson vergleicht dies mit der Art und Weise, wie er sein eigenes Unternehmen führt. Er verwaltet die Finanzen nicht persönlich, aber er überwacht die Zahlungsaktivitäten täglich und prüft die Auszahlungen an Lieferanten in Echtzeit. Diese kontinuierliche Transparenz ermöglicht es ihm, der monatlichen Zusammenfassung seines CFOs zu vertrauen. Ein ehrenamtlicher Schatzmeister, der eine Enterprise-Plattform nutzt, hat keinen vergleichbaren Zugang – und wird gebeten, finanzielle Informationen den Hausbesitzern als Tatsache zu präsentieren, ohne sie jemals unabhängig verifiziert zu haben.
Die Lücke bei der Kommunikation mit der Gemeinschaft ist ebenso bedeutend. Enterprise-Plattformen bieten keine Infrastruktur für die Kommunikation mit den Bewohnern, Workflows für Architekturgenehmigungen, Reservierungen von Annehmlichkeiten oder den Zugang zu Dokumenten. Vorstände füllen die Lücke oft mit Workarounds wie Facebook-Seiten, E-Mail-Ketten und physischen Mitteilungen, die nur einen Bruchteil der Bewohner erreichen. Thompson stellt fest, dass eine auf Facebook basierende Kommunikationsstrategie bestenfalls den Teil der Bewohner erreicht, die der Gemeinschaftsseite folgen und zufällig einen Beitrag während der begrenzten Scrollzeit sehen. In vielen Gemeinschaften sind das 60 Prozent der Hausbesitzer oder weniger. „Wenn nur 60 % der HOA überhaupt auf Facebook sind, kann man nur 60 % der Menschen erreichen“, sagte Thompson. „Das ist keine gute Lösung.“
Über die Lücke bei den Funktionen hinaus schaffen Enterprise-Plattformen eine Preishürde, die die meisten selbstverwalteten Gemeinschaften effektiv ausschließt. Mindestkontogrenzen können 500 $ pro Monat oder mehr erreichen, während die durchschnittliche selbstverwaltete HOA zwischen 2.000 und 3.000 $ jährlich für Software ausgibt. Viele Enterprise-Anbieter nehmen das Geschäft einer einzelnen Gemeinschaft überhaupt nicht an.
Das Ergebnis ist ein Markt, in dem die sichtbarsten, am stärksten vermarkteten Plattformen für die Gemeinschaften unzugänglich sind, die einen erheblichen Teil der HOA-Landschaft ausmachen. Selbstverwaltete Vorstände – die laut Thompson schätzungsweise 30 bis 40 Prozent der Verbände bundesweit ausmachen – müssen Optionen bewerten, die für ein Kundenprofil entwickelt wurden, das nicht zu ihnen passt, oder Workarounds aus Tools zusammenstellen, die nicht für die Verwaltung von Gemeinschaften entwickelt wurden.
Die kürzlich eingeführten Buchhaltungsdienste von HOA Start erweitern dieses Prinzip weiter, indem sie selbstverwalteten Vorständen Zugang zu professioneller Finanzverwaltung zu einem Preis bieten, der für Gemeinschaften konzipiert ist, die keine Verwaltungsgesellschaft haben, die die Kosten übernimmt.
Thompsons Ansicht ist, dass die Designannahmen, die in Enterprise-Plattformen eingebaut sind, zu tief gehen, um sie zu flicken. Ein ehrenamtlicher Vorstand ist besser mit Software bedient, die von Anfang an für sie entwickelt wurde – Plattformen, bei denen der Vorstand und der Hausbesitzer der Hauptkunde sind, nicht der Hausverwalter.
Die praktische Checkliste für Vorstände ist einfach: Gibt die Plattform dem Schatzmeister direkte Einblicke in die Zahlungsaktivitäten? Bietet sie Zwei-Wege-Kommunikationstools, die Bewohner per E-Mail und SMS erreichen, nicht nur über soziale Medien? Unterstützt sie Dokumentenspeicherung, Architektur-Workflows und Online-Abstimmungen ohne Zusatzmodule? Und berücksichtigt sie die Realität, dass ein erheblicher Teil der Bewohner in vielen Gemeinschaften immer noch per Scheck bezahlt?
Gemeinschaften, die diese Fragen stellen, bevor sie sich für eine Plattform entscheiden, stellen oft fest, dass sich das Feld erheblich verkleinert – und dass die für professionelle Verwalter entwickelten Plattformen nie der richtige Ausgangspunkt waren. Weitere Informationen finden Sie unter HOA Start.
