TrustLayer hat die Erweiterung seiner Drittanbieter-Risikomanagementplattform auf den Bereich der Landes- und Kommunalverwaltungen angekündigt. Ziel sind öffentliche Einrichtungen, die weiterhin die Compliance ihrer Anbieter durch manuelle, papierbasierte Arbeitsabläufe verwalten. Die Erweiterung adressiert eine dokumentierte Lücke in der Art und Weise, wie Beschaffungsstellen der öffentlichen Hand die Überprüfung von Versicherungszertifikaten (COI) bei einer großen Anzahl von Anbietern handhaben, wobei veraltete Prozesse die Einrichtungen vermeidbaren finanziellen und rechtlichen Risiken aussetzen.
Landes- und Kommunalverwaltungen verwalten in der Regel jederzeit hunderte oder tausende aktive Lieferantenbeziehungen. Jede dieser Beziehungen erfordert einen geprüften Nachweis des Versicherungsschutzes, und in den meisten Behörden fällt die Arbeit des Sammelns, Prüfens und Verfolgens dieser Dokumente immer noch Mitarbeitern zu, die auf Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads angewiesen sind. Die Konsequenzen sind handfest: Wenn die Versicherung eines Anbieters unbemerkt erlischt, kann die öffentliche Einrichtung für Vorfälle haftbar gemacht werden, die eigentlich durch die Police des Anbieters abgedeckt gewesen wären. Laut von TrustLayer zitierten Risikomanagementdaten gehören nicht überprüfte oder abgelaufene Versicherungszertifikate zu den häufigsten Quellen unerwarteter Haftungsrisiken für Organisationen, die große Auftragnehmernetzwerke verwalten. Für öffentliche Stellen, die unter öffentlicher Rechenschaftspflicht und mit festen Budgets arbeiten, sind die daraus resultierenden Kosten für Geschäftsrisiken besonders schwer zu verkraften.
Beschaffungsbeauftragte in Landes- und Kommunalbehörden unterliegen zudem Prüfungsanforderungen und Verpflichtungen zu öffentlichen Aufzeichnungen, die die Genauigkeit der Dokumentation zu einer Compliance-Frage an sich machen. Manuelle Tracking-Systeme führen genau an den Stellen, an denen Präzision am wichtigsten ist, zu Inkonsistenzen und menschlichen Fehlern.
TrustLayers Plattform ersetzt die manuelle COI-Erfassung und -Prüfung durch automatisierte COI-Verfolgung und -Überprüfung und ermöglicht es Behörden, den Versicherungsstatus ihrer gesamten Lieferantenbasis in Echtzeit zu überwachen. Das System sendet automatische Verlängerungsanfragen, markiert ablaufende oder nicht konforme Zertifikate und führt eine überprüfbare Prüfhistorie, ohne dass Mitarbeiter Dokumente einzeln verfolgen müssen. Die Plattform ist darauf ausgelegt, mit der Größe und Komplexität der Beschaffungsvorgänge der öffentlichen Hand zu skalieren. Behörden, die saisonale Auftragnehmer, Bauunternehmen oder Dienstleister aus mehreren Abteilungen verwalten, können Compliance-Daten in einem einzigen System zentralisieren, anstatt die Arbeit auf verschiedene Büros oder Personen zu verteilen.
„Öffentliche Einrichtungen verwalten die gleichen Compliance-Risiken wie große Unternehmen, aber oft mit weniger Personal und strengeren Rechenschaftspflichten“, sagte John Foley, CEO von TrustLayer. „Unsere Daten zeigen, dass Behörden mit manuellen Prozessen durchschnittlich 30 Prozent der Zertifikatsabläufe übersehen, bevor sie zu einem Haftungsereignis werden. Automatisierte COI-Verfolgung und -Überprüfung schließt diese Lücke systematisch, nicht nur, wenn jemand zufällig eine Tabelle überprüft.“
TrustLayers Expansion in den öffentlichen Sektor richtet sich speziell an Beschaffungsbeauftragte, Risikomanager und Compliance-Mitarbeiter in Stadt-, Kreis- und Landesbehörden. Diese Rollen tragen die direkte Verantwortung für das Onboarding von Lieferanten, die Überprüfung von Versicherungen und die laufende Vertrags-Compliance – Aufgaben, die die Plattform unterstützen soll. Entscheidungsträger in Behörden können die Fähigkeiten der Plattform bewerten, indem sie eine TrustLayer-Demo zum Compliance-Management anfordern, die zeigt, wie das System reale Compliance-Workflows handhabt, einschließlich COI-Erfassung, Ablaufüberwachung und Berichterstattung über mehrere Lieferanten. Die Demo ist so strukturiert, dass sie den betrieblichen Kontext der öffentlichen Beschaffung widerspiegelt und nicht kommerzielle Anwendungsfälle.
Die Plattform integriert sich in bestehende Beschaffungs- und Vertragsmanagementsysteme, sodass Behörden ihre aktuelle Infrastruktur nicht überholen müssen, um automatisierte Compliance-Workflows einzuführen. Die Implementierungszeitpläne und Konfigurationsoptionen sind auf die Beschaffungszyklen der öffentlichen Hand und IT-Genehmigungsprozesse zugeschnitten.
Über die Versicherungsprüfung hinaus unterstützt TrustLayers Plattform auch breitere Lieferanten-Compliance-Anforderungen, einschließlich der Verfolgung von Gewerbelizenzen und der Überwachung von Freistellungsklauseln – Bereiche, in denen manuelle Aufsicht ebenfalls Risiken schafft. Für Behörden, die Prüfungsfeststellungen oder Schadensfälle im Zusammenhang mit Compliance-Lücken bei Lieferanten erlebt haben, bietet die Plattform die Dokumentationsinfrastruktur, die zur Nachweisung der Sorgfaltspflicht erforderlich ist.
Die TrustLayer-Demo zum Compliance-Management ist auf Anfrage für Mitarbeiter von Behörden erhältlich, die Optionen zur Reduzierung von Kosten für Geschäftsrisiken im Zusammenhang mit der Verwaltung von Drittanbietern bewerten.
