Das dominierende Vergütungsmodell in der externen Verwaltung von Mehrfamilienhäusern, bei dem Verwalter einen Prozentsatz der eingenommenen Mieten erhalten – typischerweise 1,5 % bis 5 % des Bruttoumsatzes – führt zu einer Fehlausrichtung zwischen den Anreizen der Verwalter und den Interessen der Eigentümer, so Ron Kutas, CEO von OneWall Communities. Während das Modell eine ausgeklügelte Umsatzgenerierung fördert, bleibt die Kostenkontrolle weitgehend unberücksichtigt, was Eigentümer einem erheblichen Kostenwachstum bei Serviceverträgen, Instandhaltung und Verwaltungsgebühren aussetzt.
Bei der provisionsbasierten Gebührenstruktur, wenn ein Verwalter die Betriebskosten senkt – indem er Lieferantenkosten kürzt, die Instandhaltungseffizienz verbessert oder Verträge neu verhandelt – steigt der Nettoertrag, aber die Gebühr des Verwalters bleibt unverändert, da sie an den Umsatz und nicht an die Rentabilität gekoppelt ist. Wie Kutas erklärt: „Wenn eine Verwaltungsgesellschaft die Mieten nicht erhöht, aber ihre ganze Zeit darauf verwendet, Kosten zu senken, steigt der Nettoertrag der Immobilie, was die Eigentümer zufriedenstellt, aber ihre Gebühr bleibt gleich.“ Diese strukturelle Problematik führt dazu, dass Verwalter wenig finanziellen Anreiz haben, Zeit in das Kostenmanagement zu investieren.
Die Folgen summieren sich in mehreren Bereichen. Serviceverträge für Landschaftspflege, Müllentsorgung, Reinigung und Schneeräumung werden in der Regel jährlich verlängert, oft mit jährlichen Preiserhöhungen von 2 % bis 5 %, die nicht hinterfragt werden. Kutas merkt an, dass diese Beträge „pro Jahr in Zehn-, wenn nicht Hunderttausenden von Dollar liegen können“ über ein Portfolio hinweg. Instandhaltung und Reparatur stellen ein ähnliches Problem dar: Wenn Techniker nicht ausreichend geschult oder beaufsichtigt werden, rufen sie möglicherweise unnötig externe Anbieter. Beispielsweise könnte eine HLK-Einheit, die für 500 bis 750 Dollar repariert werden könnte, für 7.500 bis 10.000 Dollar ersetzt werden, weil die Gebühr des Verwalters von der Wahl unberührt bleibt. Kutas bezeichnet die Kostenrechtfertigung als „immer ein schwarzes Loch“. Allgemeine und administrative Kosten kommen als weitere Schicht hinzu, wobei Verwaltungsgesellschaften Gemeinkosten anteilig auf einzelne Immobilien umlegen, wobei sich die Belastungen im Laufe der Zeit anhäufen.
Eigentümer, die auf standardmäßige monatliche Berichte angewiesen sind, haben eine Transparenzlücke. Die Berichte konzentrieren sich auf Umsatzkennzahlen wie Belegung und Mietwachstum, nicht auf Kostenrechtfertigungen. Eigentümer können die ausgegebenen Beträge sehen, aber nicht feststellen, ob Reparaturen notwendig waren oder Alternativen geprüft wurden. Für Investoren, die Akquisitionen auf der Grundlage des prognostizierten Nettoertrags bewerten, kann diese unsichtbare Kostenschicht die tatsächlichen Renditen erheblich schmälern.
OneWall Communities, das sowohl als Eigentümer als auch als externer Verwalter tätig ist, strukturiert die Kostenkontrolle durch regionale Kosten-pro-Einheit-Benchmarks und zeilenweise Überprüfungen jeder Kostenkategorie. Das Unternehmen vergleicht jährlich Serviceverträge, um Lieferanten ehrlich zu halten, und verlangt, dass alle weiterbelasteten Posten als Anhänge zu den Verwaltungsverträgen aufgeführt werden. Kutas betont, dass eine aufschlussreiche Frage bei Budgetüberprüfungen ist: „Wer ist der wichtigste Lieferant, der diesen Monat bezahlt wird, und warum?“ Er beschreibt eine Immobilie mit 450 Einheiten, bei der die Antwort einen HLK-Auftragnehmer offenbarte, der in einem Monat etwa 100 Servicebesuche abrechnete – fast 25 % der Einheiten – ausgelöst durch eine Hitzewelle, bei der ungeschultes Personal Anbieter für 180 Dollar pro Besuch rief, anstatt zu erklären, dass das Wetter die Systemkapazität überstieg.
OneWalls Ansatz erfordert geschultes Personal vor Ort, detaillierte Benchmarking-Daten und Verwaltungszeit, die bei Standardverträgen keine zusätzlichen Gebühreneinnahmen generiert. Für Eigentümer, die externe Verwalter bewerten, stellt sich die praktische Frage, ob ihr derzeitiger Verwalter einen finanziellen Grund hat, diese Arbeit zu leisten, und wenn nicht, welche Berichts- oder Vertragsbedingungen einen solchen schaffen würden. Wie Kutas anmerkt, belohnt das provisionsbasierte Modell nur die Hälfte der Arbeit und setzt Eigentümer einem unkontrollierten Kostenwachstum aus.
