Alle zwei bis drei Jahre wechseln die Personen, die eine selbstverwaltete Eigentümergemeinschaft leiten. Ein Kassenwart zieht aus der Nachbarschaft weg. Eine Vorstandsvorsitzende beendet ihre Amtszeit. Eine Schriftführerin, die seit 2019 die Unterlagen der Gemeinschaft verwaltet, beschließt, dass es ihr reicht. Die Rolle wird an jemand Neuen übergeben, zusammen mit den Informationen, die das ausscheidende Mitglied weiterzugeben gedachte.
In Gemeinschaften ohne strukturiertes Aufzeichnungssystem verschwindet an dieser Übergabe das institutionelle Wissen. Clayton Thompson, Mitbegründer von HOA Start, einer Softwareplattform für selbstverwaltete Gemeinschaften, hat die Konsequenzen in Gemeinschaften im ganzen Land miterlebt. Das Muster ist konsistent. Ein Vorstand, der alles über persönliche E-Mail-Konten, gemeinsame Tabellenkalkulationen und einen Google Drive-Ordner verwaltet hat, der von ein oder zwei langjährigen Mitgliedern zusammengehalten wurde, erreicht einen Übergangspunkt und stellt fest, wie viel von dem, was sie wussten, nur in den Köpfen dieser Mitglieder existierte.
"Was passiert mit dem Google Drive? Was passiert mit der Excel-Tabelle mit fünf Jahren Zahlungshistorie? Was passiert mit den E-Mail-Threads mit den Genehmigungen für Architekturanfragen?", sagte Thompson. "Wenn es nicht auf einer zentralen Plattform ist, ist es gefährdet."
Die informellen Systeme, auf die die meisten selbstverwalteten Gemeinschaften angewiesen sind, funktionieren, bis sie es nicht mehr tun. Eine vom Kassenwart geführte Tabelle ist korrekt, bis der Kassenwart wegzieht. Ein Google Drive-Ordner ist zugänglich, bis die Person, die ihn erstellt hat, die Freigabeeinstellungen ändert oder einfach vergisst, den Zugriff zu übergeben. Ein E-Mail-Thread, der eine Architekturgenehmigung dokumentiert, ist abrufbar, bis das Vorstandsmitglied, das ihn erhalten hat, geht und sein Postfach mitnimmt.
Das sind keine Ausnahmefälle. Es sind die normalen Betriebsbedingungen von freiwillig geführten Gemeinschaften, in denen die Vorstandsmitgliedschaft von Natur aus vorübergehend ist und niemand die Zeit oder den Auftrag hat, eine Infrastruktur für den Nachfolger aufzubauen. Die praktischen Konsequenzen reichen von lästig bis ernst. Ein neuer Vorstand, der keine Zahlungshistorie erbt, kann nicht überprüfen, welche Hausbesitzer aktuell Beiträge zahlen und welche im Rückstand sind. Eine Gemeinschaft ohne dokumentierte Aufzeichnungen früherer Architekturgenehmigungen kann diese Entscheidungen nicht verteidigen, wenn ein Hausbesitzer sie anficht. Ein Vorstand ohne Zugang zu historischen Lieferantenverträgen muss bei jedem Wechsel der Beziehung von Grund auf neu verhandeln.
Thompson beschreibt ein einfaches Beispiel: Eine Gemeinschaft durchlief einen Ausschreibungsprozess für die Reparatur der Straßenbeleuchtung, sammelte mit Hilfe eines ausscheidenden Verwalters drei Angebote ein, wählte einen Anbieter aus und verlor dann alle diese Unterlagen, als die Verwaltungsbeziehung endete. "Multiplizieren Sie das mit jedem Lieferanten, den Sie haben", sagte er. "Was ist mit den Verträgen? Der Kommunikation? Jeder Einreichung?"
Die meisten HOA-Vorstände bewerten Software anhand unmittelbarer betrieblicher Anforderungen: Online-Zahlungen, eine Gemeinschaftswebsite, eine Möglichkeit, Massen-E-Mails zu versenden. Die Frage, was mit den Daten passiert, wenn der Vorstand wechselt, ist selten Teil der Bewertung. Thompson sieht dies als eine der häufigsten und folgenreichsten Versäumnisse bei der Herangehensweise selbstverwalteter Gemeinschaften an Technologieentscheidungen. Eine Plattform, die das heutige Zahlungsproblem löst, aber Daten so speichert, dass sie an einzelne Benutzerkonten gebunden sind, oder die einen Anbieterwechsel nicht sauber übersteht, schafft das gleiche Problem des institutionellen Gedächtnisses in anderer Form.
Floridas Transparenzanforderungen gemäß den Statuten 720 und 718, die vorschreiben, dass Eigentümergemeinschaften ab einer bestimmten Größe zugängliche Aufzeichnungen über eine Website oder ein Portal führen müssen, sind teilweise eine gesetzgeberische Antwort auf dieses Problem. Die Absicht ist, ein Aufzeichnungssystem zu schaffen, das unabhängig von einzelnen Vorstandsmitgliedern existiert und von jedem autorisierten Benutzer jederzeit eingesehen werden kann.
"Mit einer Plattform lebt nichts davon bei einer einzelnen Person", sagte Thompson. "Sue kann gehen, und das nächste Vorstandsmitglied meldet sich an, und alles ist genau da." Diese Kontinuität, die Fähigkeit eines neuen Vorstands, nicht nur die Rolle, sondern die gesamte Betriebsgeschichte der Gemeinschaft zu erben, unterscheidet ein Aufzeichnungssystem von einer Sammlung von Dateien. Es ist auch, so Thompson, das, woran die meisten Gemeinschaften nicht denken, zu fragen, bis sie bereits etwas verloren haben, das sie nicht zurückbekommen können.
