Prestige, ein 2015 von Jennifer Garland gegründetes Unternehmen, hat einen neuen Service zur Unterstützung bei der Unterzeichnung von Nachlassplanungsdokumenten angekündigt, der den Druck von Dokumenten, das Zusammenstellen von Mappen und die Zustellung durch einen Notar zum Unterzeichner kombiniert. Der Service, der über Prestige Notaries angeboten wird, wurde als Reaktion auf die Verwaltungslast einer Nachlassplanungsfirma entwickelt und steht nun Nachlassplanungsfirmen allgemein zur Verfügung.
Der Service entstand bei einem Kunden, der mit Registerkarten versehene Trust-Mappen intern zusammenstellte und für deren Versand bezahlte. Prestige übernahm die Bestellung von Mappen und Registerkarten, den Druck der Dokumente, die Organisation und Versiegelung der Materialien sowie die Organisation, dass der Notar das fertige Paket zum Unterzeichner bringt. Im Rahmen dieser Vereinbarung musste die Kanzlei keine Mappen mehr zusammenstellen und keine Versandkosten mehr tragen. Dieser Workflow verlagert Vorbereitungsaufgaben in den Unterzeichnungsauftrag, anstatt sie beim Personal der Kanzlei zu belassen.
Die Entwicklung spiegelt einen Ansatz wider, den Jennifer Garland, Gründerin, Präsidentin und CEO der Prestige Companies, beschreibt: auf die spezifischen operativen Bedürfnisse eines Kunden zu hören und Unterstützung um diese Bedürfnisse herum aufzubauen. In diesem Fall wurde ein Prozess, der für eine Kanzlei entwickelt wurde, zu einem breiter angebotenen Service.
Garland gründete Prestige nach ihrer Tätigkeit als Paralegal im Büro des Attorney General des Staates Washington und der Leitung eines Hypothekenunternehmens. Ihre Erfahrung in der Hypothekenbranche zeigte den Bedarf an optimierten Prozessen und handverlesenen Notaren. Prestige Notaries wurde gegründet, um diesen Bedarf zu decken, und bedient heute Banken, Unternehmen und Anwaltskanzleien mit einer Datenbank von mehr als 260.000 Notaren in allen 50 Bundesstaaten.
Unabhängige Fachkräfte sind zentral für das Servicemodell des Unternehmens. Garland beschreibt die Notare und Außendienstmitarbeiter, die mit Prestige zusammenarbeiten, als Kleinunternehmer, deren Unabhängigkeit für die Beziehung wichtig bleibt. Ihr Ansatz betont, diesen Fachkräften zu helfen, selbstständige Auftragnehmer zu werden, anstatt von dem Unternehmen abhängig zu sein. Die Unterstützung ihrer Arbeit umfasst klare Erwartungen, Zugang zu Ressourcen und kontinuierliche Kommunikation mit dem Serviceteam.
Prestige Notaries unterhält einen grundlegenden Satz von Standardverfahren für alle Branchen und Kunden. Die Schulung behandelt diese Standards und ihre Anwendung, während laufende Gespräche mit dem Serviceteam Verfahrensänderungen informieren, wenn die Umstände dies erfordern. Das Unternehmen kombiniert diese Struktur mit einem konsistenten Überprüfungsprozess für jeden Notar, den es vermittelt, unabhängig vom Standort der Fachkraft oder dem Kundenauftrag.
Das Notariatsrecht variiert von Staat zu Staat, und Prestige hat eine Bibliothek mit Leitfäden für jeden Bundesstaat für sein Team aufgebaut. Die Leitfäden bieten eine Referenz für die jeweiligen Anforderungen der Gerichtsbarkeit, ohne dass sich Teammitglieder auf ihr Gedächtnis verlassen müssen. Zusammen mit Schulung und Überprüfung bildet die Bibliothek einen Teil der operativen Unterstützung hinter Aufträgen mit Fachkräften in verschiedenen Bundesstaaten.
Die Auftragshistorie des Unternehmens umfasst Anfragen, die eine umfangreiche Reisekoordination erforderten. Für einen Führungskräfte, der an einem Retreat auf einer abgelegenen Insel in Alaska teilnahm, organisierte Prestige, dass ein Notar und ein Außendienstmitarbeiter mit einem Wasserflugzeug anreisten, mehrere Tage auf der Insel blieben, die Unterschrift einholten und das Dokument rechtzeitig zurückbrachten. Flüge erreichten die Insel nur zweimal wöchentlich, sodass Transportpläne Teil der Auftragsplanung waren. Ein separater Auftrag in einem anderen abgelegenen Teil Alaskas erforderte, dass ein Notar einen Guide traf und mit einem Schneemobil zu einem Meilenstein fuhr, um den Unterzeichner zu erreichen. Prestige hat auch eine kommerzielle Unterzeichnung mit 17 Unterzeichnern in fünf Städten und drei Zeitzonen koordiniert, wobei die Unterzeichnungen gleichzeitig stattfanden.
Die administrative Koordination umfasst auch die Sendungsverfolgung innerhalb der von Prestige genutzten Plattform. Das Team und die Kunden können Sendungen verfolgen, ohne die Plattform zu verlassen oder einen Zusteller um ein Update zu bitten. Garlands Ansatz verbindet diese Bearbeitung routinemäßiger Statusarbeit mit der Bewahrung der Aufmerksamkeit des Personals für Aufträge, die direkte persönliche Beteiligung erfordern. Der Nachlassplanungsservice wendet einen ähnlichen Ansatz auf die physische Vorbereitung und Zustellung von Unterzeichnungsmaterialien an.
Das Nachlassplanungsangebot kombiniert die bestehende Unterzeichnungskoordination von Prestige mit einem definierten Workflow zur Dokumentenvorbereitung. Sein Umfang umfasst die Mappen, Registerkarten, gedruckten Materialien, Organisation, Versiegelung und Zustellung, die in der ursprünglichen Kundenvereinbarung beschrieben wurden. Der Service verlagert diese Aufgaben in den Auftrag, der von Prestige und seinen Außendienstmitarbeitern bearbeitet wird, anstatt die Mappenzusammenstellung als interne Verantwortung der Nachlassplanungsfirma zu belassen.
Für Nachlassplanungsfirmen könnte dieser Service den Overhead reduzieren und es dem Personal ermöglichen, sich auf Aufgaben mit höherem Wert zu konzentrieren. Er unterstreicht auch den wachsenden Trend zur Auslagerung administrativer Funktionen in juristischen Dienstleistungen. Für die Notarbranche hebt er die wachsende Rolle von Notaren bei der End-to-End-Unterstützung bei Unterzeichnungen hervor. Während Prestige weiter innoviert, könnte sein Modell beeinflussen, wie andere Unterzeichnungsdienste die Dokumentenvorbereitung und -zustellung angehen.
