Flexible Bürobetreiber unterschätzen systematisch die Nachfrage nach Besprechungsräumen, was ihnen Umsatzeinbußen, Frustration bei Mitgliedern und verpasste Chancen bei der Gewinnung von Firmenkunden beschert, so Betriebsdaten von Vallists Standort Holborn. Die sechsmonatige Analyse offenbart eine strukturelle Lücke zwischen der Art und Weise, wie Betreiber traditionell die Größe ihres Besprechungsraumbestands bemessen, und der tatsächlichen Nutzung durch Fachkräfte im hybriden Zeitalter.
Der konventionelle Ansatz verteilt Besprechungsräume basierend auf dem Bestand an privaten Büros und erwarteten Nutzungsmustern. Ein 20-Personen-Büro könnte einen Vier-Personen-Besprechungsraum umfassen, mit Gemeinschaftsräumen auf jeder Etage als Überlaufkapazität. Dieses Verhältnis funktionierte, als Teams fünf Tage die Woche im Büro waren. Hybrides Arbeiten hat diese Annahmen durchbrochen. An den ein oder zwei Tagen, an denen das gesamte Team zusammenkommt, wird viel Besprechungszeit benötigt, da jeder versucht, kollaborative Arbeit in die begrenzte Zeit im Büro zu packen.
„Teams bündeln ihre kollaborative Arbeit auf weniger Tage, an denen alle gemeinsam anwesend sind“, sagt Alex Passler, Gründer von Vallist und ehemaliger Leiter der Immobilienteams von WeWork Asien-Pazifik und Amerika. „Sie kommen für das wöchentliche Koordinationstreffen, bei dem das gesamte Team zusammenkommt. Das treibt die erhöhte Nutzung von Besprechungsräumen, die wir sehen.“
Vallist identifizierte diese Dynamik durch die Analyse der Buchungsmuster von Mitgliedern im Finlaison House. Obwohl jedes Privatbüro einen Vier-Personen-Besprechungsraum enthielt, auf jeder Etage Gemeinschaftsräume vorhanden waren und es drei große Sitzungssäle im Erdgeschoss gab, fordern Mitglieder bei Vertragsverhandlungen konsequent zusätzlichen Zugang zu Besprechungsräumen.
Eine detaillierte Analyse der tatsächlichen Buchungsdaten ergab eine spezifische Lücke. Vier-Personen-Räume erweisen sich durchgängig als unzureichend für hybride Teamtreffen. Betriebsdaten zeigen, dass Acht-Personen-Räume besser zu den tatsächlichen Bedürfnissen hybrider Teams passen. Acht Personen entsprechen der typischen Teamgröße für hybride Unternehmen, die bei Vallist 20-Personen-Büros anmieten. Die Hälfte des Teams mag an einem bestimmten Tag anwesend sein, aber wenn alle zum wöchentlichen Koordinationstreffen zusammenkommen, benötigen sie Platz für die gesamte Gruppe. Mitglieder buchen Gemeinschaftsräume, um die Lücke zu füllen, und fordern zusätzliche Credits in ihren Verträgen.
„Zukünftige Standorte werden Acht-Personen-Besprechungsräume als Standardkonfiguration im Büro enthalten“, bemerkt Passler. „Das beseitigt die Notwendigkeit für Mitglieder, ständig externe Besprechungsräume zu buchen, und entspricht besser der tatsächlichen Nutzung von Arbeitsräumen durch hybride Teams.“
Die Daten zu Besprechungsräumen deuten auf ein breiteres Muster hin. Unternehmen mieten Büros für 20 Personen, geben aber Zutrittskarten an Teams von 30 bis 50 Personen aus, die an verschiedenen Tagen rotieren. Die Nachfrage nach Besprechungsräumen korreliert nicht mit der physischen Belegung, sondern mit der gesamten Teamgröße. Betreiber, die ihren Bestand auf Basis täglicher Kopfzahlen bemessen, werden die Nachfrage der Firmenkunden, die sie am meisten anziehen wollen, systematisch unterschätzen.
Vallists Reaktion zeigt, warum Gestaltungsflexibilität wichtig ist. Die Infrastruktur im Finlaison House erlaubt die Umwandlung in zusätzliche Besprechungsräume, sobald Nutzungsdaten vorliegen. Wenn die Belegung 80 bis 90 Prozent erreicht, werden umfassende Buchungsdaten die optimale Aufteilung bestimmen. Sich auf vor dem Start getroffene Annahmen festzulegen und dann festzustellen, dass eine Umkonfiguration teuer oder strukturell unmöglich ist, ist ein Risiko, das das Design vermeiden sollte.
Die Nachfrage nach Besprechungsräumen schafft Umsatzmöglichkeiten, die Betreiber durch durchdachte Preisgestaltung und Programmierung nutzen können. Mitglieder, die zusätzliche Credits anfordern, signalisieren Zahlungsbereitschaft für erweiterten Zugang. Gestaffelte Besprechungsraumpakete können zusätzliche Einnahmen generieren und gleichzeitig die Lücke schließen. Tagesgäste und Work-Club-Mitglieder, die Räume für Kundentreffen buchen, stellen einen weiteren Einnahmestrom dar. Premium-Räume mit starker Technologie- und Gastfreundschaftsunterstützung erzielen in der Londoner Innenstadt stündlich hohe Sätze. Gemeinschaftsräume können auch für Veranstaltungen und Programme genutzt werden, um die Gemeinschaft zu stärken und gleichzeitig zusätzliche Einnahmen zu generieren.
Die Muster deuten auf klare Gestaltungsprinzipien hin. Acht-Personen-Räume sollten der Mindeststandard für interne Besprechungsräume sein. Der gemeinschaftliche Bestand sollte an der gesamten Teamgröße und nicht an der täglichen Belegungszahl bemessen werden. Und die Infrastruktur sollte eine Umkonfiguration ermöglichen, sobald tatsächliche Nutzungsmuster sichtbar werden. Betreiber, die ausreichende Kapazitäten in ihre Designs einbauen, werden Firmenkunden gewinnen, die andere verlieren, nur weil sie die Besprechungen nicht unterbringen können, die diese Kunden abhalten müssen.
Während Vallist die Expansion in US-Märkte prüft, werden diese Betriebserkenntnisse sowohl die Standortstrategie als auch die Designspezifikationen beeinflussen – Märkte, in denen die Unternehmensnutzung flexibler Arbeitsräume einem ähnlichen Trend folgt.
