Es gibt eine Decke, an die die meisten Immobilienmakler stoßen, und sie hat nichts mit ihrem Markt, ihren Fähigkeiten oder ihrer Arbeitsmoral zu tun. Sie hat mit dem zu tun, wofür sie ihre Zeit aufwenden. Der Makler, der E-Mails beantwortet, Besichtigungen plant, Papierkram erledigt und seinen eigenen Kalender verwaltet, ist der Makler, der niemals genug Stunden am Tag haben wird, um das Geschäft aufzubauen, das er tatsächlich aufbauen könnte.
Die Lösung klingt einfach: delegieren. Aber falsch durchgeführte Delegation ist oft schlimmer als gar keine Delegation, und die meisten Makler, die versucht haben, Aufgaben an eine virtuelle Assistentin zu übergeben, haben eine Geschichte darüber, warum es nicht funktioniert hat.
Justin Nimergood, Gründer des Top Gun Teams bei Epique Realty in Southlake, Texas, wählte einen anderen Ansatz. Er verbrachte ein ganzes Jahr damit, seine eigene VA zu schulen, bevor er diese Ressource einem einzigen Makler in seinem Team zur Verfügung stellte. Keine Woche. Kein Monat. Ein ganzes Jahr.
Warum die meisten VA-Vereinbarungen scheitern
Der Standardansatz für die Unterstützung durch virtuelle Assistenten in der Immobilienbranche besteht darin, Makler an eine Personalvermittlungsagentur zu verweisen, ihnen die Auswahl einer Person aus einem Pool zu überlassen und auf das Beste zu hoffen. Das Problem, so sieht es Nimergood, ist das Ausbildungsniveau, mit dem diese Assistenten normalerweise kommen.
„Das Ausbildungsniveau, das viele dieser Agenturen bieten, ist sehr einfach, sehr minimal“, sagt er. „Sie sind aufgabenorientiert. Hochrepetitive, aufgabenorientierte Dinge. Und das bietet nur sehr wenig Entlastung in Bezug auf die Dienstleistungen, die sie erbringen.“
Für die Praxis bedeutet das, dass Makler am Ende eine VA haben, die einfache, repetitive Arbeiten erledigen kann, aber alles Komplexe landet wieder auf dem Schreibtisch des Maklers. Die kognitive Belastung nimmt nicht wirklich ab. Der Makler bleibt der Engpass.
Nimergood wollte etwas grundlegend anderes. Er wollte eine VA, die in der Lage ist, komplexe Aufgaben zu bewältigen, die normalerweise Urteilsvermögen, Kontext und ein tiefes Verständnis dafür erfordern, wie ein leistungsstarkes Immobiliengeschäft tatsächlich funktioniert.
Training von innen heraus
Der einzige Weg, das zu erreichen, so schlussfolgerte er, bestand darin, die VA selbst zu schulen, von Grund auf, mit seinen eigenen Systemen und seinen eigenen Standards.
„Ich habe ihn geschult, weil nur ich ihn so schulen kann, wie ich mein Geschäft führen möchte“, sagt Nimergood. „Ich wusste, dass ich, um die beste VA zu haben, die das beste Team unterstützt, die Zeit investieren musste, ihn an die Hand zu nehmen und ihm alles beizubringen. Im Grunde alles, was ich tue oder getan habe, damit er es tun kann.“
Dieser Prozess dauerte ein Jahr. Es erforderte, dass Nimergood seine eigenen Arbeitsabläufe dokumentierte, seine Standards klar genug artikulierte, um sie zu lehren, und kontinuierlich Zeit in jemanden investierte, der monatelang keine Rendite auf diese Investition erwirtschaften würde. Die meisten Teamleiter würden das nicht tun. Die meisten Teamleiter haben auch keine VA, die wirklich komplexe Arbeiten erledigen kann.
Wie vollständige Delegation tatsächlich aussieht
Das Ergebnis, das Nimergood beschreibt, ist nicht inkrementell. Es ist strukturell. Sobald die VA geschult war, um die Aufgaben zu erledigen, die zuvor Nimergoods direkte Beteiligung erforderten, änderte sich seine verfügbare Zeit völlig.
„Jetzt kann ich mich, anders als viele Leute, die leider nicht in der Lage sind, komplexe Aufgaben abzugeben, voll und ganz auf hochrangige, strategische, geschäftsführende Tätigkeiten konzentrieren“, sagt er. „Wenn es sich nicht um eine provisionsbringende Tätigkeit handelt, bin ich auf höchstem Niveau fokussiert. Das ist der Ort, an dem jemand sein sollte, der ein Team leitet.“
Provisionsbringende Tätigkeiten sind in Nimergoods Rahmen die Dinge, die nur er tun kann: Listing-Termine, Besichtigungen, Verhandlungen, Beziehungsaufbau-Gespräche. Alles andere, das nicht seine physische Anwesenheit oder sein spezifisches Fachwissen erfordert, ist per Definition delegierbar. Und sobald die Infrastruktur existiert, um es ordnungsgemäß zu delegieren, wird jede Stunde, die zuvor für Verwaltungsarbeit aufgewendet wurde, zu einer Stunde, die für die Aktivitäten zur Verfügung steht, die das Geschäft tatsächlich wachsen lassen.
Die Lektion für Teamleiter
Das allgemeinere Prinzip, auf das Nimergood hinweist, gilt weit über virtuelle Assistenten hinaus. Es geht darum, wie ein Teamleiter über seine Zeit denkt und was er bereit ist zu investieren, um sie zu schützen.
Die Infrastruktur für eine ordnungsgemäße Delegation aufzubauen, dauert anfangs länger, als die meisten Menschen bereit sind zu investieren. Es erfordert, Prozesse zu dokumentieren, unvollkommene frühe Ausführung zu tolerieren und der Versuchung zu widerstehen, es einfach selbst zu machen, weil es jetzt schneller geht. Diese kurzfristigen Kosten sind real. Die langfristigen Kosten, es nicht zu tun, sind die Decke.
Die Makler, die dies früher herausfinden, sind diejenigen, die skalieren. Diejenigen, die weiterhin alles selbst machen, bleiben beschäftigt, aber sie bauen nichts auf.
