Wenn Eigentümer von Immobilien externe Verwaltungsgesellschaften vergleichen, dreht sich das Gespräch oft von Anfang bis Ende um die Verwaltungsgebühr. Sie ist die am häufigsten genannte Zahl, leicht zu vergleichen, und gibt Eigentümern das Gefühl, den Hebel in der Hand zu haben. Doch laut Betreibern, die auf beiden Seiten des Tisches gesessen haben, ist die Gebühr nahezu die unwichtigste Zahl bei der Entscheidung.
Ron Kutas, Chief Executive Officer von OneWall Communities, einem Eigentümer-Betreiber, der auch Dienstleistungen für Dritte anbietet, argumentiert, dass die Fixierung auf die Gebühr Eigentümer davon ablenkt, wo das Geld tatsächlich bewegt wird. Er verdeutlicht die Diskrepanz in einfacher Arithmetik: Eine Senkung der Verwaltungsgebühr um 25 Basispunkte bei einer Immobilie mit einem Mietaufkommen von 2 Millionen Dollar spart dem Eigentümer etwa 5.000 Dollar pro Jahr. Ein Unterschied von 200 Basispunkten bei Zahlungsausfällen derselben Immobilie entspricht ungefähr 40.000 Dollar. „Sie verhandeln über eine der kleinsten Zahlen auf dem Papier“, sagt er. Die Fragen, die tatsächlich das Ergebnis beeinflussen, sind aus seiner Sicht, wie schnell ein Verwalter Einheiten neu vermietet und wie seine Politik gegenüber Zahlungsausfällen aussieht.
Er geht noch weiter auf die Gebühr selbst ein. Ein Verwalter, der bereit ist, von 3 Prozent auf 2,5 Prozent zu senken, muss diesen halben Prozentpunkt irgendwo wieder hereinholen. Oft, so sagt er, kehrt er in Form höherer Nebenkosten, zusätzlicher Kosten für die Zentrale, die der Immobilie belastet werden, oder einfach in Form von weniger Aufmerksamkeit für die Immobilie zurück. Eine Gebühr, die zu niedrig erscheint, um profitabel zu sein, ist in der Regel nicht so niedrig, wie sie aussieht.
Die Linie, auf die Kutas Eigentümer drängen sollten, sind die Nebenkosten – die Kosten, die eine Verwaltungsgesellschaft zusätzlich zur Gebühr der Immobilie in Rechnung stellt. Er formuliert es als Test: Bitten Sie einen Verwalter, jeden Posten über die Verwaltungsgebühr hinaus zu erläutern. Ein umsatzorientiertes Unternehmen neigt dazu, vage zu bleiben. Ein Eigentümer-Betreiber, so sagt er, habe einen Plan zur Hand und könne erklären, warum jede Gebühr existiert und was sie abdeckt.
Die Berichterstattung selbst verrät bereits vor Vertragsabschluss einiges. Kutas weist auf generische Sammelkonten im Kontenplan als Warnsignal hin: eine einzelne Zeile „Reparaturen und Instandhaltung“ anstelle einer Aufschlüsselung in Malerarbeiten, Elektrik, Sanitär usw. „Je weniger Details, desto besorgter wäre ich“, sagt er. Dünne Berichterstattung ist seiner Erfahrung nach der Ort, an dem undifferenzierte Ausgaben versteckt sind. Ein Grund, warum Eigentümer hier Schwierigkeiten haben, ist aus seiner Sicht, dass die Branche keinen gemeinsamen Standard hat. Kontenpläne unterscheiden sich von Firma zu Firma, ebenso wie die Richtlinien für Zahlungsausfälle und die Schwellenwerte, ab denen eine Ausgabe genehmigt werden muss – von 500 bis 1.000 Dollar oder einem bestimmten Prozentsatz über dem Budget. Diese Fragmentierung hat die Ausgabenseite undurchsichtig gemacht, was genau der Grund ist, warum die Gebühr, die einzige klar sichtbare Zahl, zum Standardverhandlungsgegenstand wird.
Zwei der Fragen, die Kutas Eigentümern empfiehlt zu stellen, betreffen Menschen, nicht den Preis. Erstens: Wer ist der Regionalmanager, der der Immobilie zugewiesen ist, welche Erfolgsbilanz hat er und wie lange ist er schon im Unternehmen? Ein Regionalmanager, der gerade erst anfängt oder keine Erfahrung mit diesem Immobilientyp hat, ist ein Grund zur Vorsicht. Zweitens: Welche Vertretung gibt es, wenn ein Community Manager in Urlaub geht oder ein Service Manager zwei Wochen ausfällt? Ein Eigentümer sollte wissen, ob das Unternehmen eine echte Reserve hat oder sich auf Zeitarbeitskräfte verlässt, um Lücken zu schließen. Kutas sagt, dass fehlende personelle Reserven in einem bestimmten Markt einer der häufigsten Gründe dafür ist, dass OneWall selbst einen Auftrag ablehnt.
Eigentümer diagnostizieren auch schlechte Leistungen falsch, indem sie dem Verwalter die Schuld geben, obwohl es eigentlich ein schwacher Markt ist, oder umgekehrt. Kutas' Test sind Daten gepaart mit Selbstreflexion. Die Marktleistung kann mit öffentlich zugänglichen Zahlen überprüft werden. Und ein Eigentumsmuster erzählt seine eigene Geschichte: „Wenn Sie in vier Jahren Ihren dritten Verwalter haben, liegt es wahrscheinlich nicht an der Verwaltungsgesellschaft.“ Diese Bereitschaft, die Rolle des Eigentümers zu benennen, weist auf ein Signal hin, das Kutas für unterbewertet hält: einen Verwalter, der bereit ist, Geschäfte abzulehnen. „Wir verkaufen Aufmerksamkeit und Arbeit“, sagt er. Eine Firma, die sich zu sehr verausgabt, um jeden Auftrag zu gewinnen, ist nach seiner Logik weniger in der Lage, jedem einzelnen gerecht zu werden.
Da Eigentümer zunehmend skeptisch gegenüber Werbegebühren werden und mehr auf die Ausgabenseite achten, werden sich die Verwalter, die die schwierigeren Fragen im Detail beantworten können, wahrscheinlich von denen abheben, die nur über den Preis konkurrieren. Für diejenigen, die eine externe Verwaltung in Betracht ziehen, bietet OneWall Communities institutionelle Dienstleistungen, die operative Exzellenz mit einem gemeinschaftsorientierten Ansatz verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter onewallcommunities.com.
