FleetCollect, eine Softwareplattform für Lkw-Konformität, die Einzelunternehmer und kleine Flotten in allen 50 Bundesstaaten bedient, hat eine IFTA-Prüfungsbereitschafts-Ressource eingeführt, die detailliert beschreibt, was staatliche Kraftstoffsteuerprüfer verlangen, und sie mit einer App kombiniert, die diese Aufzeichnungen automatisch erfasst. Die iPhone-App des Unternehmens protokolliert Kilometerstände und Kraftstoffkäufe nach Bundesstaaten im Hintergrund und exportiert sie als XLS-, XLSX- und CSV-Dateien – die Tabellenkalkulationsformate, die Prüfer akzeptieren.
Ein International Fuel Tax Agreement (IFTA)-Audit rekonstruiert ein ganzes Jahr Reisetätigkeit, Bundesstaat für Bundesstaat und Lkw für Lkw. Jede IFTA-Jurisdiktion ist verpflichtet, jährlich etwa 3 % ihrer lizenzierten Konten zu prüfen, und viele Konten werden zufällig ausgewählt – ein Betreiber muss also nichts falsch gemacht haben, um ausgewählt zu werden. Spediteure müssen ihre Kilometer- und Kraftstoffaufzeichnungen vier Jahre lang aufbewahren, was auch dem Zeitraum entspricht, den ein Audit zurückverfolgen kann. Für einen Fahrer, der Papierprotokolle und einen Schuhkarton mit Kraftstoffbelegen führt, ist die Rekonstruktion dieses Jahres auf Anfrage der schwierige Teil; die Frage ist selten, ob die Kilometer gefahren wurden, sondern ob der Betreiber nachweisen kann, wo.
FleetCollect zeichnet für jede Fahrt einen kontinuierlichen GPS-Brotkrumenpfad auf und ordnet jeden Kilometer der richtigen Jurisdiktion zu, wobei eine hochauflösende Erkennung der Staatsgrenzen verwendet wird. Die Entfernungen werden aus der GPS-Spur berechnet, sodass der Fahrer einen verteidigungsfähigen, mit Zeitstempel versehenen Datensatz mit Daten, Koordinaten, Reiseweg, Gesamtstrecke, Strecke nach Jurisdiktion und Fahrzeugnummer erhält – die Kernelemente, die ein Prüfer für GPS-basierte Aufzeichnungen anfordert. Fahrer können einen Tankstopp in Sekundenschnelle hinzufügen und dabei Datum, Station, Gallonen, Preis und den Bundesstaat erfassen, der die Steuergutschrift erhält. Ein Foto des Belegs wird zusammen mit dem Eintrag gespeichert, sodass die vollständige Adresse des Verkäufers und die Kraftstoffart auf dem Beleg selbst mitgeführt werden.
Aus jedem Quartal oder Zeitraum erstellt FleetCollect eine CSV-Zusammenfassung, eine mehrblättrige XLSX-Arbeitsmappe – Jurisdiktionssummen, ein Fahrtenprotokoll mit Staatsgrenzenübertritten und befahrenen Autobahnen, eine Aufschlüsselung pro Fahrzeug und die rohen GPS-Punkte hinter jedem Kilometer – sowie eine PDF-Zusammenfassung. Dieselben Aufzeichnungen, die einen Betreiber auf seine vierteljährliche IFTA-Erklärung vorbereiten, sind diejenigen, die einem Prüfer vorgelegt werden.
„Die meisten Einzelunternehmer werden nicht geprüft, weil sie etwas falsch gemacht haben – sie werden zufällig ausgewählt und dann gebeten, ein Jahr voller Kilometer zu rekonstruieren, die sie nie aufgeschrieben haben“, sagte Herman Armstrong, Gründer von FleetCollect. „Der Sinn davon ist einfach: Die beste Zeit, ein prüfungssicheres Kilometerprotokoll zu haben, ist der Tag, bevor der Brief eintrifft. Wenn Sie mit FleetCollect verfolgen, ist die Antwort auf ein Audit ein Download, nicht ein Monat des Wühlens in Belegen.“
FleetCollects IFTA-Tracking ist jetzt im iPhone App Store und im Google Play Store erhältlich. Der Leitfaden zur Prüfungsbereitschaft – einschließlich der vollständigen Checkliste der von Prüfern angeforderten Aufzeichnungen – ist unter fleetcollect.net verfügbar.
FleetCollect wird von Solve For Solutions LLC aus Carson, Kalifornien, betrieben und bietet IFTA-Kraftstoffsteuer-Tracking, DOT Driver Qualification File (DQF)-Verwaltung gemäß 49 CFR Part 391 sowie ein landesweites DOT-Drogen- und Alkoholtests-Konsortium für Einzelunternehmer und kleine Flotten in den gesamten Vereinigten Staaten.
